Vacature
Omschrijving
Stichting BKR zoekt versterking op het directiesecretariaat. Het directiesecretariaat bestaat uit een Bestuurssecretaris en twee Management Assistenten, die het bestuur en de directie ondersteunen in de dagelijkse activiteiten. Wij zijn op zoek naar een nieuwe collega, een Management Assistent.
Als Management Assistent word je op termijn verantwoordelijk voor de volledige ondersteuning op secretarieel en administratief gebied voor de directieleden. Je gaat werken in een ervaren en hecht team, waarin alles bespreekbaar is en je de ruimte krijgt om te groeien, zowel in jouw functie als in jouw carrière.
De functie
De functie van Management Assistent is proactief, dienstverlenend en signalerend; gericht op het bieden van administratieve en secretariële ondersteuning aan het directieteam van Stichting BKR. Na een inwerk / leerperiode ga je de volgende werkzaamheden uitvoeren:
Je hebt een signaalfunctie met betrekking tot de mailbox en actiepunten en pakt deze waar mogelijk zelfstandig op.
Je organiseert de agenda’s van de directieleden.
Je stemt waar nodig agenda’s op elkaar af en ondersteunt bij het inplannen van complexe afspraken en reeksen in de agenda.
Je ondersteunt bij de afhandeling en ondertekening van correspondentie.
Je ondersteunt bij de contacten met externen.
Je neemt de regie in de administratieve ondersteuning.
Je bereidt vergaderingen voor; je verzamelt, controleert en completeert stukken die nodig zijn voor deze vergaderingen.
Je bereidt presentaties voor directieleden voor en werkt aantekeningen of notulen uit.
Je reserveert vergaderruimtes voor geplande afspraken en dient verzoeken in voor de benodigde faciliteiten.
Je zorgt voor de planning, organisatie en het boeken van (buitenlandse) reizen.
Je behandelt inkomende verzoeken, beantwoordt deze of verwijst ze proactief door.
Je monitort, structureert en archiveert belangrijke directiedocumentatie.
Je onderhoudt en verbetert bestaande procedures en werkwijzen binnen het team en doet voorstellen tot verbetering aan de Bestuurssecretaris.
Vereisten
Je voelt je helemaal thuis bij de functieomschrijving van Management Assistent.
Je bent sensitief, verbindend en zoekt actief samenwerking.
Je beweegt je gemakkelijk in de digitale wereld.
Plannen en organiseren voor directieleden doe je proactief en met plezier.
Je gaat integer om met gevoelige informatie en inzichten.
Je hebt hbo of mbo+ werk- en denkniveau.
Je beheerst MS Office uitstekend en bent in staat andere hulpprogramma’s snel eigen te maken.
Je hebt een goede kennis van Nederlands en Engels.
Wat Krijg je:
€2.650- €3.500 bruto p/m op basis va 40 uur (afhankelijk van kennis en ervaring en contract is NIET fulltime).
13e maand.
37,5-urige werkweek.
27 vakantiedagen + leeftijdsdagen v.a. 35 jaar.
Ruime opleidingsmogelijkheden.
Telefoon, Employee Benefit Budget, 3% eigen bijdrage pensioen en thuiswerkmogelijkheden in overleg.
Employee Benefit Budget van €1.000 netto op jaarbasis.